Чому облік часу – це важливо?
Передусім, ведення табеля обліку часу – вимога держави. На перший погляд, це здається непотрібним завданням, але коли виникає конфлікт із співробітником і справа доходить до суду, документи допомагають відстояти позицію та домогтися правильного судового рішення.
Окрім цього, чітка система контролю виявляє несумлінних співробітників і навпаки – старанних. Це допомагає обґрунтовано і справедливіше ділити премію.
Систематичний облік робочого часу допомагає утримувати дисципліну, оскільки ймовірність позаштатних ситуацій мінімізується.
Як вести облік робочого часу
- Таблиці в системі Google. Такий спосіб недорогий, простий, але автоматизувати його неможливо. Методика є ефективною виключно для невеликих підприємств.
- Бухгалтерські програми. Такий варіант підійде для співробітників бухгалтерії та кадрових служб, де формуються табелі відвідин роботи, ведуться службові документи. Нестача таких програм – керівник не може визначити – наскільки ефективно використовується час працівниками.
- Відеоспостереження. За допомогою спеціальних пристроїв можна фіксувати – скільки часу людина перебувала на робочому місці, яку роботу виконувала. Істотний недолік – немає можливості інтегрувати систему відеоспостереження із бухгалтерською системою.
- CRM-системи. Ефективне програмне забезпечення, за допомогою якого можна проаналізувати не просто кількість, а й якість витраченого часу, також можна інтегрувати з іншими програмами.
Важливо! Деякі роботодавці для контролю робочого часу використовують системи стеження, але таке програмне забезпечення вимагає письмової згоди співробітника, інакше роботодавець порушує законодавство.
Особливості CRM-системи «Бітрікс-24»
На відміну від інших подібних систем у даній системі, програма обліку робочого часу інтегрована з такими опціями:
- документообіг;
- телефонія;
- система взаємовідносин із клієнтами.
Статистика збирається з певною періодичністю та передається керівнику чи бухгалтеру. На підставі одержаних результатів приймаються кадрові рішення, нараховується заробітна плата.
Для контролю робочого часу використовуються такі інструменти: завдання та події календаря, особистий хронометраж «облік робочого часу».
За допомогою системи фіксуються всі дії співробітників, дані отримує керівник. Роботодавець знає – коли співробітник розпочав роботу, які завдання виконав, скільки витратив на це часу. Керівник зі свого боку може формувати нові завдання, встановлювати терміни, передбачено 6 видів звітів, на підставі яких можна дізнатися – скільки завдань завершено, а які ще ні, скільки часу витрачено на кожне завдання.
Контроль робочого часу пов'язаний із плануванням. Ви можете використовувати електронний щоденник, календарі – особистий чи загальний, а також планувальник проектів. Крім цього, у системі «Бітрікс24» передбачено графік відсутності на роботі, таким чином, виключається перевитрата із заробітної плати.
Система «Бітрікс24» значно спростить та прискорить процес обліку робочого часу щодо кожного співробітника, нарахування заробітної плати, преміювання. Автоматизація та оптимізація робочого процесу – це, перш за все, економія бюджету та скорочення видатків.